あなたはトレーニングデザイナーとして、仕事の結果の価値を証明する必要が今までありましたか？それは一般的なジレンマです。トレーニング業界で働くほとんどの人が同じように感じています。インストラクショナルデザイナーとeラーニング開発者である私たちが行う仕事は組織の収益にとって重要であることは明白ですが、他の人にとっては、あまり明白ではないかもしれません。その場合はあなたは主張する必要があります。主張する主なポイントは次のとおりです。
時間と費用の節約
タスクの実行方法を人々にトレーニングする際、プロセス実行のための最も最適で時間効率の良い方法をトレーニングしたとします。従業員が「自分のやり方」でプロセスを行っている状況と比較した時、トレーニングした人が、比較した他の人よりも効率的に実行していることを証明できるはずです。これは適切なトレーニングをしないと一部の従業員がビジネスにとって効率的で最適ではないステップやプロセスに時間やお金を浪費している可能性が高いことを意味します。
ビジネスプロセスの一貫性
従業員のタスク実行方法を標準化して時間とお金を節約することに加えて、従業員をトレーニングすることで会社に一貫性を提供できます。例えばカスタマーサービスチームが特定タスクを実行する方法に関するトレーニングを受けておらず、誰もが少しずつ異なる方法で行っているとします。そしてそれが顧客とのやり取りするタスクであったします。担当者Aと話す顧客は、担当者Bと話す顧客とは異なる対応を受け取ることになります。そうすると、企業として一貫性のないメッセージを顧客に出してしまい、情報不足や混乱を招く可能性があります。
従業員の自信
コスト削減と一貫性だけではトレーニングプログラムを採用するのに十分ではないかもしれませんが、トレーニングは従業員に業務遂行のための必要な自信を与えます。ある状況で何をすべきか分からないことほど悪い状況はありません。従業員は内気だったり、自ら尋ねることを恐れたりする人もいます。自分の仕事のやり方を知っている自信のある従業員は、プロセスを確立できていない人よりも幸せです。
トレーニングは多くの価値を提供するため、トレーニング部門が依然としてそのメリットを証明するのに苦労していることを聞いて混乱しているかもしれません。組織がコスト削減を行う場合、通常トレーニング予算が最初に削減されがちです。それは何故でしょうか？理由の大部分が、作成したeラーニングの多くが残念ながらそもそも必要ないということです。これは、パフォーマンスの問題を感じたマネージャーがしばしば「このパフォーマンスの問題を解決するために従業員をトレーニングする必要がある！」という結論に一足飛びにジャンプしてしまい、ほとんどの場合、トレーニングが本当のパフォーマンスの問題を解決するかどうかを判断する適切なトレーニングニーズ分析を実行することなく、トレーニングが作成されているからです。
この「一足飛びにジャンプしてしまう」アプローチは、多くのパフォーマンス問題がトレーニングによって解決されない悪循環を引き起こしています。パフォーマンス問題の原因が従業員のタスク実行のための「知識とスキルの欠如」である場合にのみ、トレーニングはパフォーマンスの問題を解決できます。パフォーマンスの問題は、様々な要素の欠如から生じる可能性があります。いくつかのを例に挙げます。
モチベーション
インセンティブ
結果
適切なプロセス
キャパシティ（精神的/物理的）
適切な設備、テクノロジー
その他
以上のように、組織のパフォーマンスの問題は、トレーニングで常に解決されるとは限りません。場合によっては、適切なインセンティブを設定することで解決できることもありますし、従業員の使用デバイスを新しくすると、パフォーマンスの問題が解決する場合もあります。
構築したトレーニングが貴社にとって価値あるものであることをどのように確認できるのでしょうか？次の3つの手順が重要です。
ステップ1：適切なトレーニングニーズ分析を実施する
トレーニングが組織の収益に貢献するための最初のステップは、適切なトレーニングニーズ分析を実施することです。そして「欲求分析」と「ニーズ分析」を区別しましょう。人々は「ニーズ分析」ではなく「欲求分析」を行う傾向があるためです。
「欲求分析」は、従業員にアンケートを送付し、従業員が望むトレーニングが何かを調査することです。「ニーズ分析」は、特定タスクに関して現在のパフォーマンスと期待されるパフォーマンスを分析し、ギャップが存在する場合、ギャップの真の原因を特定することを含む、系統的なパフォーマンスギャップがあるかどうかを識別することです。
覚えておいていただきたいのが、真の原因が「知識とスキルの不足」ではなく、パフォーマンスの問題を引き起こす他の多くの原因である可能性があることです。トレーニングニーズ分析の実施方法について詳しく知りたい場合は過去の記事を参照ください。
ステップ2：トレーニングのROIを測定する
トレーニングが会社の時間とお金を節約したことを証明できないなら、おそらく会社に価値を提供していると経営陣に納得させるのに苦労することでしょう。特にヒューマンスキルトレーニングに関しては、実際の金額でメリットを示すのは難しい場合がありますが、常に可能です。もちろん掘り下げることが必要になる場合があります。また「前・後」を比較できるように、事前に観察や分析を行っておく必要があります。トレーニングの作成と提供から得られる利益が、トレーニング開発コストを上回ることを示すことです。数字を明確にするのに役立つ記事を紹介します。
eラーニングの費用対効果の計算方法（後日翻訳予定）
KPIを使用したeラーニングビジネスケース（後日翻訳予定）
ステップ3：別のトレーニングソリューションを検討する
トレーニングデザイナーとして、トレーニングソリューションを「常に」使いたいと思っています。学習者を支援し、必要なすべての情報を提供したいと考えています。また、すばらしい詳細なコースを作成して、価値を示したいと考えています。しかし行き過ぎると、10分間のビデオやシンプルな1ページのジョブエイドで十分な場合でさえも、1時間のeラーニングコースを設計することになってしまいます。トレーニングには、次のような様々な形式があります。
eラーニングコース
集合研修・ワークショップ
ジョブエイドまたは標準操作手順（SOP）
現場でのコーチング/メンタリング
シミュレーション/ロールプレイ
書籍
レクチャー
従業員に必要なトレーニングをどのように提供するかは、時間と予算を含む多くの変動要素の結果です。これは費用対効果分析に関する事前ポイントと結びついています。非常にインタラクティブなeラーニングコースを作成した場合、コースから得られる利益よりも開発費用がかかる場合は、より手頃なトレーニングを検討する必要があります。特定の種類のソリューションにかたよるのを避け、トレーニング提供方法に関して柔軟に対応してください。次の記事には素晴らしいアイデアがあります。
この情報を使用して、トレーニングが提供する価値を上司や組織の人々に納得させることができるかもしれませんが、覚えておいてください。あなたが作成したトレーニングが本当に必要であることを明確にするのはあなたの仕事です。それを実証できなければ、他の人にそのメリットを納得させることはできません。ビジネス上の問題を本当に解決するトレーニングソリューションを作成することで、会社はお金を節約し、プロセスを合理化し、ハッピーで自信のある従業員を作り上げることができます。
株式会社ディーシェは日本におけるArticulate製品の販売代理店です