システムトレーニングコースかソフトウェアシミュレーションを収録したことがある方なら、検討すべきことがたくさんあることをご存知でしょう。洗練された結果を得たいのであれば、ただ画面キャプチャツールを起動し、手順をキャプチャするだけではいけません。プロフェッショナルな製品を作るには、意図的な作業が必要なのです。
では、何が必要なのでしょうか？たくさんあります。最適なアプリの選択、タスク分析、製品ドキュメントの確認、シミュレーションの記録、ビデオの編集など、さまざまな作業が必要です。一番簡単な方法は、シナリオの例で説明することです。
あなたは、ウィジェット社という中堅企業でトレーニングデザイナーとして働いています。取締役の一人であるファティマは、カスタマーサービス担当者向けに、会社の顧客データベースであるWidgetDataシステムに関するシステムトレーニングを提供するようあなたに求めています。
すでにStoryline 360を選択したと仮定すれば、アプリの選択プロセスを心配する必要はありません。そこで、以下のように追加されたステップに着目してみましょう。
タスクの特定
タスク分析の実行
プロセスの文書化
デモデータの準備
レコーディングする場所を準備する
シミュレーションのレコーディング
レコーディングデータを編集する
ステップ1: タスクの特定
まず、対象となるタスクを特定する必要があります。ほとんどのソフトウェアシステムは多
機能であるため、コースでシミュレーションする具体的なプロセスを絞り込む必要があります。
まず、利害関係者、プロセスの責任者、対象者にインタビューを行い、トレーニングでカバーすべき重要なタスクが何であるかを確認します。プロセスを特定したら、ソフトウェアベンダーや社内のチーム（システムオーナー、IT部門など）がビデオや文書によるチュートリアルを用意しているかどうか確認し、参照または再利用できるようにします。
例に戻りましょう。取締役のファティマに、システムトレーニングで取り上げたいタスクについて尋ねてみましょう。彼女の答えは、学習者にWidgetDataシステムで次のことを行う方法を知ってほしいというものでした。
新しい顧客を追加する
データベースを検索する
顧客プロファイルを編集する
顧客データの削除
また、このシステムは社内で構築されたため、既存のドキュメントがほとんどなく、ビデオチュートリアルもないことがわかりました。そこで、WidgetDataシステムの各タスクのステップバイステップの順序を特定する必要があります。タスク分析を行うのです。
ステップ2: タスク分析の実行
場合によっては、トレーニングでカバーする必要があるプロセスのステップバイステップの順序が既に分かっていることがあります。そうでない場合は、そのような知識を持つSME（Subject Matter Expert）と緊密に連携してください。
SMEと一緒にプロセスを進める際のヒントをいくつか挙げてみましょう。
SMEの時間を尊重する。SMEにデモをしてもらいたいプロセスのリストを用意する。できれば、事前にリストを送っておく。
ミーティングを録音する。eラーニングのオーサリングアプリに内蔵されているレコーダーを使用します。さらに良い方法は、バーチャルでミーティングを行い、そのセッションを録画することです。バーチャルミーティングでは、ステップバイステップのプロセスだけでなく、SMEとチャットしている間に発見した追加情報も記録できる利点があります。録画は、後で各ステップを分析するために見直すことができます。
質問をする。そのツールを使ったことがない人の気持ちになって考えてみてください。バカげた質問などありません。トレーニングデザイナーは、プロセスの背後にある「なぜ」を理解するために、できる限り多くの情報を明らかにし、学習者に重要な情報を伝えられるようにする必要があります。学習者が実際に遭遇する状況を表現するために、デモの内容に関するシナリオをいくつか作成します。トレーニングが学習者にとって適切なものであれば、学習者はより積極的に最後まで受講します。
ウィジェット社のファティマは、WidgetDataシステムのエキスパートであり、同社のトップカスタマーサービス担当者の一人であるデリックに連絡を取るよう言います。デリックを招き、画面を録画しながら、システムの各プロセスを案内してもらいます。クリックやキーストロークの一つひとつを説明しながら、次のような質問をします。
この情報を入力し忘れるとどうなりますか？
この情報を入力し忘れるとどうなるのか、このプロセスで最も重要なことは何か。
この手順を間違えると、最悪の事態になる可能性は？
このような質問をすることで、プロセスに関する重要な文脈情報を収集することができます。
ステップ3: プロセスの文書化
トレーニングで扱う各プロセスのステップバイステップの順序が決まったら、各プロセスを明確にリストアップした文書を作成します。ここでは、表形式を使用しますが、使いやすい形式であれば何でも構いません。また、タスク分析で明らかになった情報を追加し、デモ収録時に参照できるようにしておくと便利です。
デリックとのミーティングを録画したビデオを使って、ウィジェット社のWidgetDataシステムのトレーニングでカバーする必要のあるプロセスの各ステップを文書化することにしました。以下は、最初のタスクで記録した内容です。
タスク名 | タスクのきっかけ | ステップ | 補足情報 |
新顧客情報の追加 | 情報がない顧客からの問い合わせ |
| すべての必須フィールドに情報を入力しないと、「作成」をクリックしたときにエラーメッセージが表示されます。 新規顧客作成後、アカウントが作成されたことを知らせる確認メッセージがポップアップで表示されます。 |
ステップ4：デモデータの準備
システムトレーニングのレコーディングを開始する準備はほぼ整いましたが、その前に、レコーディングを完了するためのデータと情報がすべて揃っていることを確認してください。ここでは、レコーディングを開始する前に必要なものをいくつか紹介します。
サンドボックス環境にアクセスできるようにする。 コンピュータシステムのソフトウェアのテストバージョンである「サンドボックス」環境を使用すると、システム内の実際のデータに影響を与えることなくプロセスを完了することができます。
サンドボックスでアカウントまたはプロファイルを作成する。 学習者と同じようにシステムにアクセスできるアカウントが必要です。
サンプルデータを追加する。 必要に応じて、すぐにシステムに入力して処理できるように、いくつかのダミーデータが必要です。
ウィジェット社の例では、IT部門のコートニーからWidgetDataシステムのサンドボックスへのアクセス権と、ウィジェット社の顧客サービス担当者と同じ管理者権限を持つアカウントが提供されました。あなたのインターフェースは、カスタマーサービス担当者のものと全く同じで、利用可能なオプションも同じです。このサンドボックスでは、実際のデータに影響を与えることなく、顧客の作成、編集、削除を行うことができます。
ステップ5：レコーディングする場所を準備する
レコーディングする前に、仮想環境を準備する必要があります。新しいサンドボックスを使用する場合は、学習者の環境をより反映させる必要がない限り、アイコンやカスタマイズを追加しないようにします。自分自身のシステムを使用している場合は、余分なアイコン、ブックマーク、個人的なデータや画像を削除します。邪魔にならないようにする必要があります。また、レコーディングを開始する前に、他のシステムからの通知がすべて無効になっていることを確認してください。
さらに、次のことも必要です。
レコーディングで使用するアプリケーションやシステムを事前に起動し、必要なときにすぐに使えるようにしておく。
レコーディングに必要なデータはすべて、レコーディングするシステムの手元に置いておく。
ステップバイステップのドキュメントは、ハードコピーとして、またはレコーディングするシステムとは別のシステムで利用できるようにしてください。
次に、提供されたサンドボックスにアクセスし、余計なアプリケーションがすべて終了していることを確認します。ポップアップでレコーディングが中断されないようにシステムの通知をオフにし、WidgetDataシステムを起動して、アプリケーションの起動を待つ時間を無駄にしないようにします。最後に、プロセスドキュメントが手元にあることを確認し、ステップバイステップで記録を行うことができます。
ステップ6：シミュレーションのレコーディング
準備作業が完了したら、いよいよシミュレーションのレコーディングです。使用するレコーディングアプリによって手順は異なりますが、まずはレコーディング画面領域の大きさを選択します。次にレコーディングボタンを押し、ステップバイステップでプロセスをクリックします。
TIPS：テスト録画を行い、ビデオの品質に問題がないことを確認します。ほんの数秒で結構です。プロセス全部である必要はありません。セットアップの技術的な問題で、長いプロセスを再レコーディングする必要がないようにします。
プロジェクトによって、レコーディングするシミュレーションの種類は異なります。学習者自身がシミュレーションでクリックしていくインタラクティブなものかもしれません。あるいは、何が起こっているのかを説明するキャプションが途中にある、シンプルなデモかもしれません。また、学習者が自分でクリックしてプロセスを進め、クリックした場所によってポイントが増減する、クイズ的なゲームにすることも可能です。このように、プロジェクトや対象者、達成したいことに応じて、さまざまな選択肢があります。
今回のウィジェット社の例では、Storyline 360を使って、WidgetDataシステムのプロセスをレコーディングしています。レコーディングが終わったら、1本のムービーやステップバイステップのスライドなど、好きなフォーマットで再利用することができます。
ステップ7：レコーディングデータを編集する
どのレコーディングアプリを使っても、レコーディング後にある程度の編集をする必要があります。タスクやプロセスのレコーディングが完了したら、すぐに最初から最後までプレビューして、どのように録画されたかを確認します。すべてがレコーディングでき、論理的な流れになっていることを確認します。
次に、スライドを1枚ずつ、キャプションテキスト、ホットスポット、マウスクリック、データ入力フィールド、その他のオブジェクトに必要な調整を行います。キャプションを使用する場合のヒントをいくつかご紹介します。
すべてのキャプションで、一貫した用語と言葉を使用します。
略語や頭字語を使用する場合は、それが視聴者にとって常識であっても、初めて使用するときに完全な用語を含めることを検討してください。
直接的で簡潔な表現にし、必要のない言葉は使わない。
一般的な知識や情報を提供するキャプション（用語の定義など）を除き、説明は動詞から始める。（英語の場合）
画面上の重要な情報をキャプションで隠さない。
キャプションの段落は長くならないようにします。不必要なものは省き、長い文章は複数のキャプションやスライドに分割して記載しましょう。
説明的、情報的なキャプションに加えて、各タスクの紹介と要約のキャプションも必要な場合があります。文書化の過程で気づいたヒントや追加情報がある場合は、学習者に付加価値を提供するために、シミュレーション全体に適宜含めることを検討してください。
例えば、WidgetDataシステムの各タスクの導入スライドでは、システムでそのプロセスを完了するためのコンテキストとトリガーを説明します。サマリースライドは、プロセスの終了時に何が起こるかを説明し、フォローアップ情報を提供します。
まとめ
以上、最初のリクエストからレコーディング後の編集まで、プロのようにソフトウェアシミュレーションを作成する方法をご紹介しました。大切なのは、計画性です。このように、最高のシミュレーションを作るには、実際に録画ボタンを押すまでに多くのステップがあります。
タスク分析の詳細については、最近更新された「プロに学ぶタスク分析の方法」をご覧ください。Rise 360をさらに活用したい方は、「Rise360でソフトウェアチュートリアルを作成するための4つのヒント」をご覧いただき、ソフトウェアチュートリアルの作成に関する素晴らしいガイドをぜひご覧ください。
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