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プロに学ぶタスク分析の方法

原文「How to Do a Task Analysis Like a Pro

タスク分析は、インストラクショナルデザインの基礎の1つです。しかし、タスク分析とは何でしょうか?その名の通り、タスクを段階的に分析し、そのタスクがどのように完了するかを文書化するのです。


一見すると、これは簡単なことのように思えます。しかし、最も簡単なタスクでさえ、非常に複雑になることがあります。あなたが毎日行っていることは、最初に考えたときは単純に見えるかもしれません。しかし、内面化された知識や思い込みを取り除くと、どうなるでしょうか。


例えば、「メールを送る」というタスクは簡単でしょう?4つか5つのステップを踏むだけです。

  1. 「新しいメール」アイコンをクリックする

  2. 受信者を入力

  3. 件名を入力

  4. メールの本文を入力

  5. 送信をクリック


しかし、CCやBCC受信者が必要な場合はどうでしょうか?請求書や画像を添付する必要がある場合はどうすればよいのでしょうか?そもそも、メールを作成するためにどのアプリを使っているのでしょうか?または、ブラウザでGmailから送信しているのでしょうか?また、どのデバイスからメールを送信しているのでしょうか?


突然、その「単純な」タスクが、デバイス、オペレーティングシステム、アプリケーションごとに整理された一連のプロセスになり、その過程でメーリングリストやメールの目的を考慮した様々な複雑なサブタスクが発生するのです。これを書きながら、12種類ほどのバリエーションを思いつきましたが、どれも綿密に分析し、正確に分解する必要があります。


ごく普通の作業でも、その裏には多くのことが隠されているのです。


だからこそ、タスク分析の方法を理解することは、インストラクショナルデザイナーとして成功するためにとても重要なのです。インストラクショナルデザイナーがトレーニングを作成するとき、学習者に何かを達成する方法を教えているのです。タスク分析を行うことで、学習者が何をどのように行うかに焦点を当てることができます。


このプロセスを説明するために例を挙げてみましょう。例えば、あなたが中堅のメディア企業に勤めていて、上司からソーシャルメディア担当者の仕事を分析するように頼まれたとします。上司は、将来入社する人のトレーニングのために、これを文書化することを望んでいます。つまり、あなたは以下のことを行う必要があります。

  • 分析するタスクを特定する

  • タスクをサブタスクに分解する

  • サブタスクのステップを特定する


それでは、それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。



ステップ1:分析するタスクを特定する


タスクとは、仕事上の誰かが遂行する職務のことです。ソーシャルメディアマネージャーは多くの職務を遂行しているので、それらを大まかな活動(別名タスク!)に分解し、1つずつに焦点を当てることができるようにする必要があるのです。タスクを構成するすべての小さな事柄を心配する必要はありません。ここでは、大まかな線で描こうと考えています。


ソーシャルメディアマネージャーのタスクの1つは、毎朝ソーシャルメディアサイトに新しいコンテンツを追加することです。タスクは、その人が仕事で行うことを説明するものです。


ですから、この場合、最初に分析するタスクは「ソーシャルメディアに新しいコンテンツを追加する」となります。



ステップ2:タスクをサブタスクに分解する


タスクを特定したら、次にサブタスク(タスクを構成する小さなプロセス)を特定する必要があります。上記のEメールの例で、添付ファイルやCCの受信者について触れましたが、このようなタスクを特定するのです。これらの項目も簡潔で、説明する必要があります。


ソーシャルメディアマネージャーの例を続けると、ソーシャルメディアに新しいコンテンツを追加するサブタスクを見つける必要があります。ソーシャルメディアマネージャーと話したり、観察したりすることで、サブタスクを把握することができます。このプロセスを通じて、あなたは、ソーシャルメディアに新しいコンテンツを追加するためのサブタスクが以下のものであることを発見します。

  • エディトリアルカレンダーをチェックする

  • Twitterに新しいコンテンツを追加する


これで、ステップ3に進むことができます。



ステップ3:サブタスクのステップを特定する


さて、いよいよ細かい作業に入ります。タスクを特定し、サブタスクに分解することができました。次に、各サブタスクのステップを特定し、リストアップします。


そのためには、すべてのサブタスクを具体的なステップに分解し、時系列で行動するようにします。ここで重要なのは、「ゴルディロックス(適度にほどよい状態)」的なアプローチで、多すぎず、少なすぎずということです。学習者が簡単に指示に従うことができるように、適度な量を使用します。タスクやサブタスクと同様に、ステップも動作の動詞が必要です。


つまり、ステップ1と2をすべてまとめ、サブタスクをステップに分割すると、最終的なタスク分析は次のようになります。


1. ソーシャルメディアに新しいコンテンツを追加する

1.1 エディトリアルカレンダーを確認する

1.1.1 カレンダーのウェブページに移動する

1.1.2 今日の日付をクリックする

1.1.3 最新の記事タイトルをクリックして記事を開く

1.1.4 記事のURLバーの中をクリックする

1.1.5 記事の URL をクリップボードにコピーする

1.1.6 記事のタイトルテキストをハイライトする

1.1.7 タイトルのテキストをクリップボードにコピーする

1.1.8 カレンダーを閉じる

1.2 Twitterに新しいコンテンツを追加する

1.2.1 Twitterアカウントに移動する

1.2.2 Twitterアカウントにログインする

1.2.3 ツイートボタンをクリックする

1.2.4 記事のタイトルをクリップボードから貼り付ける

1.2.5 記事のURLをクリップボードから貼り付ける

1.2.6 ツイートボタンをクリックして公開する


タスクの分析には、いくつかの方法があります。どこまで詳細に掘り下げる必要があるのかを決めるのは、芸術の域に達します。インストラクショナルデザイナーは、「ログイン」と言うだけで十分なのか、それとも「ユーザー名を入力」「パスワードを入力」「ログインボタンをクリック」とさらに細分化する必要があるのか、何時間も議論することができます。繰り返しになりますが、結局のところ、どの程度詳細に説明するのが学習者にとってちょうど良いのかを見極める必要があるのです。



まとめ


以上です。このように、タスク分析の作成は「たった」3つのステップに集約されますが、その過程で多くの微妙な判断を迫られます。ゴルディロックス・ルール(Goldilocks Rule:適度にほどよい状態)を思い出し、常に視聴者とテーマの深刻さを考慮しながら、タスク分析の細かさを決定してください。脳外科手術の方法を学ぶ場合と、タイムカードに記入する場合とでは、学習者が必要とする詳細さに大きな違いがあるのです。

 

株式会社ディーシェは日本におけるArticulate製品の販売代理店です

 

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