ATDによると、アメリカの企業は2010年に従業員の学習および能力開発プログラムに、1,000億ドル以上を費やしています。この多くはトレーニングです！そして、多くのリソースも費やされました。投資に見合うトレーニングを行うには、トレーニングプログラムが実際に学習者のニーズを満たしていることを確認する必要があります。そのため、効果的なオンライントレーニングプログラムの最初のステップは、eラーニングニーズ分析です。
eラーニングニーズ分析は、この重要な質問に答えることができます。トレーニングは、手近な問題に対する適切なソリューションなのでしょうか？そのことは、eラーニングプロジェクト完了時ではなく、プロジェクト開始前に知っておく必要があります。ここで時間をかけてニーズ分析を行ってプロジェクトを計画すると有用なプロジェクトになります。それでは、ニーズ分析する方法を詳しく見ていきましょう。
トレーニングするか、しないか
eラーニングニーズ分析、トレーニングニーズ分析、トレーニングニーズ評価と呼ばれることがありますが目的は同じです。トレーニングニーズが存在するかどうか、ニーズが何であるかを明確にすることです。ビジネス上の問題を調べ、解決するソリューション、トレーニングなどを特定します。その際にトレーニングソリューションと非トレーニングソリューションの両方を検討します。なぜならトレーニングコースよりも非トレーニングソリューションの方が効果的であることが時々あるからです。また、問題を抱えた状態のコストは、トレーニングを開始するコストよりもはるかに少ないこともあります。
トレーニングと非トレーニングのシナリオを見てみましょう。
XYZ社のセールスマネージャーであるBobは、インバウンドセールスチームの電話処理時間を改善したいと考えています。現在、従業員は通話ごとに平均7分かかっています。Bobは5分でできると考えているので、Bobはチームの平均通話時間を改善するeラーニングを設計するようにリクエストしています。
ニーズの評価プロセスに入り、営業チームの行動を観察します。理想的な時間枠内で通話を完了し、従業員は適切なプロセスを行っていることがわかりました。ただし、プロセスの最後では、システムの処理速度が非常に遅いため、営業チームは7分近くタスクを完了できないことがわかりました。
ここで質問です。この状況の場合、トレーニングが役立ちますか？
いいえ、この例は、システムの問題であり、「トレーニング可能な人間」の問題ではありません。このようなことがあるため、オンライントレーニングプログラムを設計・提供する前に、eラーニングニーズの評価を行い、問題と解決策を正確に把握することが重要です。
eラーニングニーズ分析の作成
ニーズの評価には様々な形式がありますが、すべてデータ収集から始まります。必要データ取得のための基本的な良い枠組みは、馴染みのある「Why」「Who」「How」「What」「When」の5つです。調査する時に探す必要がある情報の種類を深く掘り下げましょう。
Why
なぜトレーニングをする必要があるのでしょうか？問題や不足の詳細を掘り下げ、パフォーマンス評価、プロセスの内訳、顧客のフィードバック、従業員の観察などで組織内にある証拠を探します。また、今後起こりうる変更も検討する必要があります。証拠がない場合でも、新しいルール、プロセス、テクノロジーが職場に適用されている場合には、人々はトレーニングを必要としていることがわかります。
Who
問題が生じている人々や部門を見てください。特に変更点があった場合は、トレーニングの恩恵を受ける可能性のある他の対象者を探します。これらのグループが、ターゲットオーディエンスとなります。彼ら、彼らの組織上の役割、彼らがどのように仕事をしているのかを調べましょう。
How
問題を修正したり、ギャップを埋める方法をブレインストーミングします。トレーニングは役立つのか？または問題に対処するより良い方法があるのか？などです。特に、適切なリソースを使用する、または進行している作業を中断することが少ないクリエイティブな選択肢を検討してください。広く考えてください。今が問題を解決するための様々な方法を検討するチャンスです。
What
従業員が仕事で何を行っているかを見てください。従業員が仕事をするための最良の方法は何でしょうか？従業員は基準を達成するための知識やスキルを持っていますか？従業員が回避する必要がある重大な危険はありますか？ポリシーと標準操作手順（SOP）を見て、従業員が仕事をどのように実行しているかを調べます。最前線からのフィードバックは、ギャップを明確にするのに役立ちます。
When
トレーニングは、その恩恵を受ける人々の数を最大化し、組織の事業運営への負担を最小限に抑えるためにも実施タイミングを検討する必要があります。トレーニングの実施方法は、オンラインコースで従業員が自分の好きな時間で完了するか、特定の時間と場所に集まる必要がある教室トレーニング、またはその他の手段により、いつ実施するかを決定します。例えば、工場から参加する教室トレーニングの場合、おそらく遅い時間帯に設定すれば従業員はトレーニングを受けることができます。従業員が今後の業務に関連するトレーニングをいつ必要とするのか、また日々の業務中にいつトレーニングを実施できるのかを把握します。
そしてデータを収集したら、分析します。この評価に向き合い、ギャップや問題がどこにあるのか、そしてギャップや問題をどのように解決できるのかを調べます。従業員が満たす必要のある要件または基準に対する従業員の現在のパフォーマンス、それらをいつ満たすべきかを理解します。データを頼りに、問題の解決策を提示してください。ここで、トレーニングで解決できる問題なのか、他のソリューションが必要なのかを確認できます。
最終的にパフォーマンスギャップを見つけることができない場合、トレーニングへのリクエストは必要性よりも感情的な欲求の方が多い可能性があります。重要なのは、eラーニングプログラムを作成した後ではなく、作成前に知ることです。
思慮深いeラーニングニーズ分析の結果は、問題、解決策、トレーニングが役立つかどうかの明確なイメージです。その場合、調査で発見した証拠は、組織のトレーニングコストを正当化するのに役立ち、eラーニングトレーニングコースの出発点として役立ちます。
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