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Eラーニング素材を管理するための5つのヒント

原文「Top 5 Tips For Managing E-Learning Assets


eラーニング素材を管理する方法についてです。これは、コミュニティで何度か取り上げられてきたテーマでありますが、本当に素晴らしいトピックなので改めて取り上げます。Eラーニング素材には、フォント、テンプレート、画像、グラフィックス(ボタン、アイコン、吹き出しなど)、ビデオクリップ、サウンドエフェクト、アニメーション、eラーニングプロジェクトで再利用できるその他のアイテムなどが含まれます。


eラーニング素材を効果的に管理するには、ファイルのダウンロード、命名、グルーピング、棚卸、アーカイブ、バックアップなどのタスクが必要です。それでは、なぜeラーニング素材を整理する必要があるのでしょうか?

  • ファイルを見つけやすくする(時間とストレスを節約します)

  • ファイルを再利用しやすくする(お金を節約します)

  • メンバーとファイルを共有しやすくする(時間とお金を節約します)

  • 整理整頓された感覚が得る!(プライスレス)

誰もがファイルを保存・整理するための別の方法を持っていますが、一般的なガイドラインは、組織で始めるのに役立ちます!



1.フォルダーを使用してEラーニング素材を整理する


多くの場合、フォルダーはeラーニング素材を整理する、簡単でシンプルな方法です。私にとって、フォルダー構造を使用すると、物を見つけやすくなります。私はあまり細かく区切られた構造を見ていくのが好きではなく、通常はあきらめてしまうので、「オーディオ」、「画像」、「ビデオ」などの高レベルのフォルダーを作成する方が良いです。「画像」フォルダー内には、「人」、「背景」、「オフィステーマ」などのサブフォルダーがあります。フォルダー構造をシンプルでわかりやすいものにしてください。



2.ファイルにキーワードまたはタグを追加する


コミュニティで、タグやキーワードをファイルに追加することで、より簡単に検索できるようにする方法であると紹介されていました。Windowsでは、画像を右クリックし、プロパティの[詳細]タブ内で、Windowsで簡単に検索できるキーワードやタグを追加できます。また、一部の素材画像サイトは関連するキーワードとメタデータを写真に設定しています。これにより、素材管理がさらに簡単になります。



3.ファイルに明確な名前を付ける


一貫した命名規則と、ファイルを簡単に検索できるわかりやすい名前を使用することをお勧めします。短い単語(長いファイル名ではない)を使用して、名前で素材を明確に説明するキーワードを選択し、作業している全員がファイルの命名規則を理解し、準拠するようにしてください。組織のメンバーがデータを検索するときに使用すると思われる検索用語を考え、それらを使用してください。



4.ファイル整理ツールを使用する


素材の保存、アーカイブ、検索を支援するために特別に作成されたデジタル素材管理(DAM)システムというものもあります。これらのシステムには無料または安価なものもあれば、よりカスタマイズされた高価なものもありますのでニーズと予算次第です。デジタル素材管理ソフトによっては、メタデータとタグを追加できることが多く、ファイルをある形式から別の形式に自動的に変換もできるため、時間と労力を節約できます。



5.古いファイルを削除する


テレビ番組で「ゴミ屋敷」を見たことがあるかと思います。それと同じように多くの「デジタルゴミ屋敷」もあります。数週間以内にそのファイルが必要になるのではないかと恐れて、ファイルや素材を決して削除しない人々です。再利用できるとわかっているものを保管しておくのは賢明ですが、複数バージョン、古いドラフトバージョン、スペースを占有している未完成または低品質の素材がある場合は、それらを削除する必要があります!数か月に1回(整理が本当に好きな場合は毎週)ファイルを調べて、不要なファイルを削除しましょう。



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