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eラーニングプロジェクトの要件変更を管理する方法

更新日:2023年11月27日

eラーニングに関わらずどんなプロジェクトでも要件変更(スコープクリープ)は最悪です。これは、大規模な共同プロジェクトにおいて、プロジェクトの要件が十分に定義されていない、十分に文書化されていない、あるいは管理されていない場合に起こるものです。


eラーニングプロジェクトの場合、要件変更は、コース作成プロセスの設計・開発フェーズで最も多く発生します。これは、主題専門家(SME)やプロジェクト関係者が、デザイン作業の成果物であるストーリーボード、プロトタイプ、コースのアルファ/ベータ版に対して、内容を提供したり、意見を述べたりする時です。


最初はわずかな変更に思えたことでも、すぐに雪崩のように再設計作業が発生し、混乱と苛立ち、そして焦りを感じるようになります。


もし、あなたの環境で要件変更が標準的な作業手順のように聞こえるなら、良い知らせと悪い知らせがあります。良い知らせとしては、要件変更はeラーニングコース開発において避けられないものではありません。実際、プロジェクトマネジメントの基本的な動きをいくつか行うだけで、ほとんど回避できるものです。悪いニュースとしては、もしチームにプロジェクトマネージャーがいなかったら、それは誰だと思いますか?


それはあなたです。


eラーニングのプロジェクトマネージャーの経験がないとしても、慌てないでください。これらのポイントを押さえれば、すぐにでもスピードアップできます。



プロジェクトチームミーティングでプロジェクトをキックオフする


プロジェクトを可能な限り成功させるためには、最初に時間をかけて全員の意見を一致させることが大切です。プロジェクトチーム全体が同じ方向を向くようにするには、対面またはバーチャルでも、キックオフミーティングを行うのがよいでしょう。プロジェクトのSME、ステークホルダー、その他の貢献者を招待し、プロジェクトの目標、チームメンバーの責任、マイルストーンなどについて、全員で話し合います。


また、キックオフミーティングは、自分のデザインや開発のプロセスをプロジェクトチームに説明し、プロジェクトに関連する自分の仕事の例を見せる良い機会でもあります。少し派手に見えるかもしれませんが、これには2つの重要な目的があります。

  1. あなたの信頼性を確立し、あなたのeラーニングの専門知識を実証する時です。

  2. チームメンバーの多くは、eラーニングやトレーニングの経験がないかもしれませんが、具体的な成果物について議論する際に、何か参考になるものを与えることができます。



他のメンバーに話をさせる


キックオフミーティングをリードするのはちょっと気が引ける?そんなことはありません。プロジェクトマネジメントのプロは、「百の治療より一の予防」を知っています。プロフェッショナルなプロジェクトマネージャーは、通常、キックオフミーティングに先立ち、話の内容をスクリプト化し、自由形式の質問の短いリストを準備する時間を取っています。


なぜ「自由形式」の質問なのでしょうか?なぜなら、このような質問をすることで、最終的に要件変更の扉を開いてしまうようなトピックを絶妙に引き出すことができるからです。


例えば、筆者がキックオフミーティングをリードするとき、学習目標、プロジェクトの役割と責任、重要なマイルストーンのタイミング、予算、学習対象者、必要なテクノロジーの種類を明確にするために、自由形式の質問をすることが好みます。また、目的に合わせてソースコンテンツをどの程度自由に変換できるかを確認するためにも、質問をするようにしています。


何を聞けばいいのかわからない?David Andersonは、プロジェクトのキックオフに必要な質問のリスト(英語)を、無料で公開しています。


もし、プロジェクトが始まる前に脱線しそうなことが起こったら?その場合は、フォローアップミーティングを開催するか、プロジェクト関係者にプロジェクトの目標や要件を再検討してもらうなどして、プロジェクト崩壊の可能性を未然に防ぎましょう。今、トレードオフ(落としどころ)の話し合いをすることで、後々の苦労を軽減することができます。



キックオフミーティング後


キックオフミーティングがどんなにうまくいき、準備とプロジェクト計画がどんなにうまくいったとしても、おそらく途中でいくつかの問題にぶつかることでしょう。しかし、プロジェクトがうまくいかなくても、あなたがダメなプロジェクトマネージャーであるとは限りません。


しかし、プロジェクトの要件を明確にするために、キックオフミーティングの結果をチーム内で共有することは、問題を最小限に抑えるための一つの方法です。



ミーティング結果を文書化する


キックオフミーティングでの決定事項を記録しておくと、後で要件変更を管理・回避するためのツールになります。基本的なプロジェクト管理ツールをいくつか使用するだけで、主要な人物と、最も重要な、合意した要件とスコープをきちんとトラッキングすることができます。また、この文書の記録は、あなたのプロセスに情報を提供し、プロジェクトに対するメンバーの貢献に対して他の人に責任を共有させるのに役立つことができます。


検討すべきツールは、以下のとおりです。

  • シンプルなプロジェクト計画書。派手である必要はありません。多くの人は、シンプルなExcelのスプレッドシートやWordの文書で十分だと感じています。ゼロから作成するのが面倒な場合は、Jeanette Brooksが作成した無料のプロジェクト同意書(英語)を利用しましょう。学習目標、成果物、成功基準など、プロジェクトの重要な詳細を文書化することができます。

  • タイムラインまたはスケジュール。プロジェクト計画にタイムラインを含める人もいれば、別の方法で重要なマイルストーンや成果物を記録する人もいます。どのような方法をとるにせよ、合意した成果物やスケジュールを明確に記録しておくことは、あなたとプロジェクトチームのタスクを継続させるために役立ちます。

  • 説明責任マトリックス。時には、SME間の対立が起こり、意思決定者が介入しなければならないことがあります。誰がどのような責任を負うのか、またどの程度の関与が必要なのかを前もって決めておくことで、問題が発生したときに明確なエスカレーション経路を確保することができます。説明責任マトリクスを使ったことがない、見たことがない?大丈夫です。Holly MacDonaldがコミュニティで共有した便利な例(英語)をご覧ください。



プロジェクト全体を通して


キックオフとフォローアップを成功させることは、プロジェクトマネジメントの役割の一部に過ぎません。本当に成功するためには、プロセス全体を通してプロジェクトチームとコミュニケーションをとる必要があります。キックオフミーティングで築いた協力関係を維持したままプロジェクトを進めるには、全員に情報を提供することが大切です。


ここでは、コミュニケーションラインをオープンに保つためのいくつかのポイントを紹介します。

  • 多くの人が、「ミーティングの数が多すぎる」ということに同意しています。あなたはまだ別の会議を設定せずにループ内のすべての人を維持するための優れた方法を探している場合は、Articulate Reviewのようなツールを使用することを検討してください。Articulate Reviewは、コース開発プロセスにさらなる透明性をもたらし、SMEsと貢献者が互いのフィードバックとともにコースの最新バージョンを見ることを容易にします。これは、誰もが見ることができる方法でコンテキストに変更を入れ、最小限に抑え、プロジェクトの遅延につながる前に潜在的な問題を識別します。Articulate Reviewがコース開発プロセスを加速させる方法の詳細については、この有用な記事「Review360がコース開発者にとって大きなギフトとなる3つの理由」を参照してください。

  • タイムラインに影響を与える可能性のある要件変更の要求がありますか?プロジェクトチームの残りのメンバー、または少なくともプロジェクトの利害関係者を参加させ、誰もが変更が目標を危険にさらす価値があることに同意できるようにします。



まとめとリソース


プロジェクトマネジメントのツールやガイダンスをお探しですか?E-Learning Heroesにお任せください。ここでは、プロジェクトマネジメントのスキルを磨くのに役立つ記事やリソースをご紹介します。

 

株式会社ディーシェは日本におけるArticulate製品の販売代理店です

 

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