一般的によくある職場状況です。例えば、あるマネージャーは従業員の一部に特定タスクに関連するパフォーマンスに問題があると感じています。そのマネージャーは問題を解決したいので、トレーニング部門に相談し、従業員が期待通りに行動できるように新しいトレーニングコースをリクエストするという状況です。
トレーニングデザイナーとして何をすればよいでしょうか？リクエストとその効果をどう評価しますか？すぐにトレーニングを作り始めますか？トレーニング部門の規模が大小に関係なく、トレーニングリクエストを遂行するための堅実なプロセスが必要です。そのプロセスはあなたの業務を楽にし、さらに重要なことは、不必要なトレーニングを避けるのに役立ちます。
トレーニングリクエストに関連する情報収集
トレーニング依頼者と会う
最初にすべきことは、トレーニングをリクエストした人と会うことです。そのままトレーニングのすべてのリクエストを受け取らないでください。依頼者と常に会い、状況を確認・評価し、トレーニングの必要性について重要な質問をすることで、リクエストのメリットを明確にする必要があります。
依頼者にトレーニングリクエストフォームに記入してもらう
トレーニングリクエストに関する情報を収集する最良の方法の1つは、トレーニングリクエストフォームを使用することです。トレーニングを依頼している人に送信し、記入してもらいます。多くの場合、トレーニング依頼者は質問に答える最中にトレーニングが適切なソリューションではないことに気付くかもしれません。それ以外の場合でも、依頼者は質問に回答するのに数分もかかりません。どちらの場合でも時間と労力を節約できるでしょう。
特定のタスクとタスクに関連するパフォーマンスの変化を観察・測定する方法に焦点を当てたいと考えています。関係者に送るトレーニングリクエストフォームの例を示します。
Download Training Request Form (.docx)
トレーニングニーズ分析
回答されたトレーニングリクエストフォームを受け取ったら、次のステップはトレーニングニーズ分析を行うことです。トレーニングリクエストフォームに記載されている特定のタスクを分析して、実際にパフォーマンスギャップ（つまり、期待されるパフォーマンスと実際のパフォーマンスの違い）があるかどうかを明確にすることが含まれます。答えが「はい」の場合、トレーニングによってパフォーマンスギャップを解決できるかを明確にする必要があります。トレーニングで解決できるのは、知識とスキルの不足が原因のパフォーマンス問題だけです。問題の原因が動機や能力の欠如、技術的問題、またはその他要因である場合はトレーニングでは問題を解決できません。
トレーニングニーズの分析プロセスを支援する記事をさらにいくつか紹介します。
費用対効果
実際にトレーニングの必要性があることを確認できたら、費用対効果分析を実施して、投資収益率（ROI）を明らかにし、トレーニングソリューションを開発する必要があります。2時間の初級レベルのeラーニングコースでは良いリターンが得られないこともありますが、シンプルな3ページのジョブエイドで十分でより良い価値を提供できることもあります。あなたが行う仕事が組織にとって価値があり、時間とお金を節約していることを証明したいと考えると思います。
トレーニングの価値を証明し、費用対効果を計算するのに役立つ重要な記事を紹介します。
したがって、次回トレーニングリクエストを受け取ったときは、次の3つの手順に従ってください。①リクエストに関する情報を収集し、②トレーニングの必要性を分析し、③費用対効果を計算します。トレーニングプログラムの効果を最大限に高め、組織にとって役に立たないトレーニングを作成してしまう可能性を最小限に抑えてください。
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